Le secret des réunions à forte valeur ajoutée

Eric Allodi et Christine Guinebretière, anciens cadres de Bouygues et co-fondateurs d’Integral Vision, utilisent une approche intégrale pour aider les entreprises à s’éveiller et répondre aux enjeux humains du XXI éme siècle. Après avoir introduit en France l’Holocratie, ils ont développé un nouveau modèle de gouvernance baptisé Sophocratie (du grec Sophos – sage/sagesse et Kratos -pouvoir) qui permet d’organiser des réunions beaucoup plus productives. 

Retrouver de l’efficacité et de l’agilité

La gouvernance est souvent héritée des systèmes féodaux et les managers passent la moitié du temps à attaquer l’autre ou à se protéger. « Quand je travaillais au groupe Bouygues, j’ai vu qu’on gérait de plus en plus la coopération avec des modèles obsolètes. Et j’ai pris conscience que pour qu’une organisation évolue, il fallait que ces membres évoluent et soient capables de se transformer individuellement. Or j’ai pu vérifier que l’obstacle principal à l’intelligence collective est l’égo. La Sophocratie est un modèle moderne de gouvernance qui permet de le mettre en sourdine pour retrouver de l’efficacité et l’agilité dans des réunions débouchant sur des prises de décision  », souligne Eric Allodi.

Les limites de l’utilisation de l’Holocratie

Les deux modèles Holocratie et Sophocratie proposent une décentralisation du pouvoir hiérarchique et favorisent le consentement entre les membres de cercles autonomes et interconnectés pour mobiliser l’intelligence collective. Mais la Sophocratie se concentre sur la posture des participants et s’attelle à transcender les égos en s’appuyant entre autre sur des techniques inspirées de la méditation. « Au démarrage d’Integral Vision, en 2007, nous nous sommes appuyés sur l’Holocratie – popularisée chez Zappos – que nous avons introduit en France après avoir été formés par Brian Robertson, le fondateur du concept. Si ce modèle propose des protocoles de réunion intéressants, on a vite perçu les limites dans son utilisation : des règles très précises avec une constitution que le client doit signer et beaucoup d’interdits. Notre objectif a été de prendre ce qu’il y avait de mieux afin que chacun puisse s’exprimer sans qu’il y, ait de sentiment de division. D’où un travail sur la posture du facilitateur et des participants », souligne Eric Allodi

La stratégie est revue tous les six mois

« Tout le monde parle de collaboration et de coopération. Tant qu’on travailla sans objectifs précis, elle est présente mais dès qu’il commence à y avoir du stress lié à un résultat à atteindre, c’est chacun pour soi. Pour répondre à ça, la Sophocratie apporte des solutions pratiques. Elle permet à des personnes de travailler ensemble en dépassant leurs limitations et en mettant leur égo de côté dans les réunions », souligne Christine Guinebretière. Integral Vision est par exemple intervenu à la direction « matériels » de la SNCF pour animer des réunions selon ce processus sophocratique. Dans une autre filiale de la SNCF, IDBus renommée OuiBus, l’agence a conduit des réunions de nature stratégique et opérationnelles. «  La première réunion a permis de redéfinir ensemble la vision et la stratégie. Désormais, la stratégie est revue tous les six mois pour qu’elle colle à la réalité. Alors que dans les grands groupes, la stratégie se conçoit assez souvent sur un horizon de 3 à 5 ans. Des réunions dites de gouvernance se déroulent tous les mois (réalisations, politique, rôle) et des réunions opérationnelles, toutes les semaines. Ce sont des réunions courtes qui ne durent pas plus d’une heure et demi », constate Christine Guinebretière

Toutes les personnes sont écoutées et appréciées

Il y a aussi la réunion flash tous les matins devant la machine à café qui s’applique à toutes les strates de l’entreprise. « On y répond aux trois questions suivantes : Qu’est ce qu’on a fait hier ? Qu’est ce qu’on fait aujourd’hui ? Quels sont les obstacles qui m’empêchent de faire ma mission aujourd’hui ? « Le premier jour, quand nous arrivons dans une entreprise, nous prenons le train en route et commençons les réunions là où elles en sont. Puis on met en place les cercles – les équipes suivies. Ils vont faire leur travail car nous ne sommes là que pour faciliter la réunion. Dans ces réunions, on gère les tensions et on donne la parole à tout le monde. Chacun peut s’exprimer complètement. Toutes les personnes sont écoutées et appréciés. Cette approche permet de purifier l’organisation, d’avoir des équipes motivées et des leaders qui veulent le meilleur », explique Christine Guinebretière. Les trois dirigeants du cabinet de conseil et d’ingénierie informatique 42 Consulting, Laure Dupin, Denis Vergnaud et Stéphane Laurent, ont ainsi fait appel à Integral Vision pour replacer le consultant au cœur de l’entreprise et lui permettre d’exercer son activité dans un cadre stimulant et épanouissant

La Sophocratie est basée sur cinq principes

▲ Un système de transcendance et de supervision des egos : Par « ego », il faut entendre l’ensemble des peurs, des ambitions personnelles et des sentiments de supériorité ou de victime, qui nous aliène et nous séparent des autres.

▲ Un système de pilotage agile : Un autre pilier de la Sophocratie est le système de pilotage agile qui pousse l’organisation à passer du « Prévoir et Contrôler » vers un « Evaluer et Evoluer » car ce qui compte c’est la réalité et les tensions du moment.

▲ Une structure d’autonomie/communion : Pour renforcer le premier principe la Sophocratie s’appuie sur deux éléments importants dans la structure organisationnelle qui permettent de fluidifier l’information et d’intégrer rapidement les changements structurels sans perdre le contrôle ou la direction de l’organisation. Ce sont les cercles et le superviseur

▲ Un écosystème d’applications et d’outils : La Sophocratie n’est pas un simple système de gouvernance, c’est en fait un écosystème constitué d’une structure d’accueil (le système de gouvernance lui-même) et d’applications qui obéissent aux cinq principes de la Sophocratie. Ces applications couvrent des domaines aussi variés que le management, la communication, l’innovation, … et leur nombre peut évoluer dans le temps sur la base de contributions de la communauté sophocratique

▲ Un modèle de développement partenarial et collaboratif : Le modèle de développement est pensé pour être accessible, partagé, équilibré et surtout évolutif. Par conséquent, Integral Vision propose un modèle partenarial sans trademark, avec un investissement très faible et corrélé au succès des partenaires ; Les partenaires (coachs, formateurs, …) qui sont intéressés à déployer la Sophocratie sont formés par des instructeurs référencés selon le programme d’accompagnement continu sur deux ans.

 

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